Kelompok 4
Nama : Herisa Fajria ( 13212425 )-Manajemen
Ismy Amelia Octaviani ( 18212142 )-Jenis Produknya
Kiki Kurnia Sari ( 14212104 )-Laporan Keuangan
Lolita Setia Dewi ( 14212246 )-Sejarah Koperasi
Administrasi Koperasi
Administrasi koperasi sangat penting bagi koperasi di dalam melakukan kegiatan operasionalnya. Di dalam Pasal 1 Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1992 Tentang Perkoperasian disebutkan bahwa koperasi bertujuan untuk memajukan kesejahteraan ekonomi anggota pada khususnya dan kesejahteraan masyarakat pada umumnya. Pernyataan ini mengandung arti bahwa meningkatkan kesejahteraan anggota adalah menjadi program utama koperasi melalui pelayanan usaha. Maka pelayanan anggota merupakan prioritas utama koperasi dibandingkan dengan pelayanan kepada masyarakat umum. Di dalam menjalankan usahanya, para anggota koperasi dapat mendirikan dan memiliki unit-unit usaha yang berada di bawah tanggung jawab koperasi. Koperasi beserta unit-unit usaha yang dimilikinya merupakan suatu kesatuan akuntansi (the accounting entity).
Untuk mendukung kelancaran pelaksanaan program pelayanan kepada anggota tersebut, maka koperasi dituntut memiliki suatu sistem administrasi yang baik. Menurut Pedoman Kelembagaan dan Usaha Koperasi berdasarkan Keputusan Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil Menengah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2000, administrasi koperasi terdiri dari:
1. Administrasi Organisasi, merupakan suatu sistem administrasi yang berhubungan dengan aktivitas-aktivitas keanggotaan, kepengurusan, dan pengelolaan koperasi.
2. Administrasi Usaha, merupakan suatu sistem administrasi yang berhubungan dengan pengelolaan usaha koperasi dan keuangannya. Di dalam praktik perkoperasian, baik administrasi organisasi maupun administrasi usaha koperasi tidak dapat berjalan sendiri-sendiri. Keduanya terikat di dalam hubungan timbal balik, dengan artian bahwa administrasi organisasi menjadi instrumen fundamental bagi terselenggaranya administrasi usaha, sebaliknya administrasi usaha menjadi semacam ujung tombak bagi keberhasilan administrasi organisasi. Supaya kedua administrasi tersebut dapat bersinergi dengan baik sehingga sistem administrasi koperasi dapat berjalan dengan baik maka berdasarkan Pedoman Kelembagaan dan Usaha Koperasi yang sama harus diperhatikan kaidah-kaidah dari sistem administrasi seperti berikut ini:
1. Tugas dan tanggung jawab setiap pejabat ditetapkan secara tertulis. Perlu dihindari perangkapan tugas, sebab tiap-tiap pejabat telah ditentukan tugasnya secara tertulis sesuai bidangnya masing-masing.
2. Di dalam administrasi harus terdapat prosedur yang tetap. Prosedur merupakan urutan atau cara kerja untuk melakukan sesuatu yang tetap dan berulang-ulang. Tujuannya agar pekerjaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
3. Tulis-menulis yang terlalu banyak harus dihindarkan. Di dalam praktiknya, banyak dijumpai pegawai pembukuan menyalin secara lengkap seluruh faktur pembelian dan faktur penjualan ke dalam buku harian. Hal demikian tidak perlu, sebab faktur-faktur itu dapat secara mudah diberi nomor dan jumlahnya dicatat.
4. Sistem kearsipan yang dapat dipertanggungjawabkan. Penempatan arsip yang berisi surat-surat atau bukti-bukti pembukuan asli harus tersusun rapi sesuai urutan waktu, serta mudah dilihat atau diambil sewaktu-waktu jika diperlukan kembali.
5. Pengawasan internal harus terjamin. Pengawasan internal merupakan syarat utama di dalam administrasi organisasi, karena dapat mencegah dan menghindari bentuk-bentuk ketidakberesan atau penyelewengan di dalam kegiatan administrasi koperasi.
Aspek Keorganisasian
KJK-PEMK Lenteng Agung memiliki perangkat organisasi yang terdiri dari Rapat Anggota, Pengawas, Pengurus, dan Pengelola. Di dalam susunan Pengawas KJK terdiri dari tiga orang antara lain Askoen yang menjabat sebagai Ketua, serta N. Sutarno dan Soegiono sebagai Anggota Pengawas. Sedangkan di dalam sususan Pengurus KJK terdiri dari empat orang yaitu Mahdi yang menjabat sebagai Ketua, H. Abdul Gafar T. sebagai Wakil Ketua, Sumino sebagai Sekretaris, dan Icang Sanusi, S.Sos. sebagai Bendahara. Terakhir, sampai dengan masa aktif organisasi di bulan Juli 2013, di dalam susunan Pengelola KJK terdiri dari empat orang, Istiqomah menjabat sebagai Manajer, Muji Astuti sebagai Kasir, Hani Nurlita sebagai Akunting, dan Muhziar sebagai Pemasaran. Awal mula pembentukan perangkat organisasi KJK pada tahun 2007 yaitu dengan cara musyawarah yang pada saat itu dihadiri sebanyak dua puluh orang, terdiri dari perwakilan pendiri, dewan kelurahan, serta tokoh masyarakat di lingkungan RW. Pemilihan Pengurus KJK dilakukan dengan cara memberikan kesempatan kepada setiap perwakilan yang ingin menyalonkan untuk mengajukan diri. Untuk menentukan siapa yang berhak menjadi Pengurus KJK ditempuh dengan cara menilai kepribadian dari masing-masing calon tersebut oleh setiap orang yang hadir di dalam musyawarah. Setelah melalui berbagai pertimbangan akhirnya terpilihlah Pengurus KJK yang terdiri atas Ketua, Ketua 2, Sekretaris, dan Bendahara. Cara yang sama diterapkan untuk pemilihan Pengawas KJK namun yang membedakan adalah calon yang mengajukan diri hanya berasal dari dewan kelurahan. Pembentukan Pengelola KJK ditempuh dengan cara yang berbeda yaitu dengan mengikuti tes masuk berupa uji pengetahuan tentang koperasi dan akuntansi, yang diadakan di Suku Dinas Balai Pendidikan dan Pengembangan. Sebagaimana layaknya sebuah tes maka tidak semua yang mendaftar bisa lulus dan diterima karena yang berhak memutuskan lulus atau tidaknya untuk menjadi Pengelola KJK adalah dari Suku Dinas tersebut. Bagi pelamar yang sudah dinyatakan lulus maka akan ditempatkan berdasarkan wilayahnya masing-masing serta diwajibkan untuk mengikuti pelatihan terlebih dahulu selama tiga bulan. Di dalam SOP-KP tertulis secara jelas mengenai tugas, tanggung jawab, serta hubungan kerja yang sampai masa aktif organisasi di bulan Juli 2013 tetap dilakukan oleh setiap perangkat organisasi KJK-PEMK Lenteng Agung. 1. Pengawas
a. Tugas Pokok Pengawas Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi. Meneliti catatan dan pembukuan yang ada pada Koperasi. Memberikan koreksi, saran, teguran, dan peringatan kepada Pengurus. Merahasiakan hasil pengawasannya terhadap pihak ketiga. Membuat laporan tertulis tentang hasil pelaksanaan tugas pengawasan kepada Rapat Anggota.
b. Hubungan Kerja Pengawas mempunyai hubungan kerja dengan Pengurus sebagai berikut; Laporan aktivitas koperasi. Memberikan saran dan nasehat. Evaluasi kinerja koperasi. Pengawas mempunyai hubungan kerja dengan Manajer sebagai berikut; Memberikan arahan kepada setiap Pengelola koperasi agar tidak lari dari kaidah dan perundangan yang berlaku.
2. Ketua Pengurus
a. Tugas Pokok Ketua Pengurus Bertanggung jawab atas aktivitas koperasi dan melaporkan perkembangan unit koperasi kepada seluruh anggota dan Pengawas koperasi melalui mekanisme rapat yang disepakati. Terseleksinya calon karyawan, dalam hal ini Pengelola, dengan format yang dibutuhkan dan mengeluarkan Surat Keputusan pengangkatan ataupun pemberhentian karyawan. Terkendalinya aktivitas jasa keuangan di koperasi. Terjaganya kondisi kerja yang aman dan nyaman di koperasi. Terbukanya kerja sama dengan pihak-pihak luar di dalam rangka mengembangkan usaha koperasi. Menjaga agar di dalam aktivitas koperasi tidak lari dari visi dan misinya.
b. Hubungan Kerja Ketua Pengurus mempunyai hubungan kerja dengan Pengawas sebagai berikut; Penyediaan informasi perkembangan usaha koperasi. Pemberitahuan laporan keuangan dan aset koperasi. Ketua Pengurus mempunyai hubungan kerja dengan Manajer sebagai berikut; Laporan aktivitas dan keuangan. Usulan perekrutan Sumber Daya Manusia (SDM) yang baru. Persetujuan atau penolakan pengeluaran kas. Evaluasi kinerja koperasi. Ketua Pengurus mempunyai hubungan kerja dengan Pemasaran sebagai berikut; Evaluasi strategi di dalam pencapaian target.
3. Sekretaris
a. Tugas Pokok Sekretaris Mengadministrasikan seluruh berkas yang menyangkut keanggotaan koperasi. Mengadministrasikan semua surat yang masuk dan keluar. Merencanakan rapat rutin koordinasi dan evaluasi kegiatan Pengurus. Mendistribusikan hasil rapat Pengurus kepada pihak-pihak yang berkepentingan. b. Hubungan Kerja Sekretaris mempunyai hubungan kerja dengan Ketua Pengurus sebagai berikut; Koordinasi kerja Pengurus. Evaluasi kinerja koperasi. Sekretaris mempunyai hubungan kerja dengan Bendahara sebagai berikut; Laporan mengenai anggota yang belum melunasi simpanan wajib dan simpanan pokok.
4. Bendahara
a. Tugas Pokok Bendahara Mengeluarkan laporan keuangan koperasi kepada pihak yang berkepentingan. Memberikan laporan mengenai perkembangan simpanan modal.
b. Hubungan Kerja Bendahara mempunyai hubungan kerja dengan Ketua Pengurus sebagai berikut; Koordinasi kerja Pengurus. Evaluasi kinerja koperasi. Bendahara mempunyai hubungan kerja dengan Sekretaris sebagai berikut; Laporan keuangan bulanan yang menyangkut perkembangan simpanan anggota. 5. Manajer
a. Tugas Pokok Manajer Menjabarkan kebijakan umum koperasi yang telah dibuat Pengurus dan disetujui oleh Rapat Anggota. Menyusun dan menghasilkan rancangan anggaran koperasi serta rencana jangka pendek, rencana jangka panjang, dan proyeksi (finansial maupun non finansial) kepada Pengurus yang selanjutnya akan dibawa kepada Rapat Anggota. Menyetujui penyaluran dana yang jumlahnya tidak melampaui batas wewenang manajemen. Mengelola dan mengawasi pengeluaran dan pemasukan biaya-biaya harian dan tercapainya target yang telah ditetapkan secara keseluruhan. Mengamankan harta kekayaan serta aset koperasi agar terlindungi dari bahaya kebakaran, pencurian, perampokan, dan kerusakan. Melakukan penilaian prestasi kerja karyawan Pengelola yang lain dan membuat laporan secara periodik. Menandatangani dan menyetujui permohonan penyaluran dana dengan batas wewenang yang ada. Meningkatkan pendapatan dan menekan biaya serta mengawasi operasional kantor koperasi.
b. Hubungan Kerja Manajer mempunyai hubungan kerja dengan Pengurus sebagai berikut;
Pemberian laporan bulanan berupa laporan aktivitas dan laporan keuangan. Perekrutan karyawan Pengelola yang baru. Pengajuan pembelian aktiva tetap, gaji, dan lain-lain. Pengembangan SDM. Manajer mempunyai hubungan kerja dengan Pemasaran sebagai berikut; Perencanaan dan evaluasi aktivitas pembiayaan dan penghimpunan dana. Evaluasi pencapaian target pembiayaan dan penghimpunan dana.
6. Kasir
a. Tugas Pokok Kasir Mengelola fisik kas dan menjamin terjaganya keamanan kas. Menyusun laporan kas harian. Menyediakan laporan arus kas pada akhir bulan untuk keperluan evaluasi. Menerima berbagai jenis setoran dari anggota.
b. Hubungan Kerja Kasir mempunyai hubungan kerja dengan Manajer sebagai berikut; Pengesahan laporan brangkas. Pengesahan pada laporan arus kas. Kasir mempunyai hubungan kerja dengan Akunting sebagai berikut; Menyerahkan laporan harian, mingguan, dan bulanan setelah divalidasi oleh pejabat berwenang.
7. Akunting
a. Tugas Pokok Akunting Membuat laporan keuangan. Mengarsipkan laporan keuangan dan berkas-berkas yang berkaitan secara langsung dengan keuangan. Menyediakan data-data yang dibutuhkan untuk kebutuhan analisis koperasi. Mengeluarkan dan menyimpan uang dari dan ke dalam brangkas.
b. Hubungan Kerja Akunting mempunyai hubungan kerja dengan Kasir sebagai berikut;
Pengecekan keseluruhan kas fisik dengan neraca.
8. Pemasaran
a. Tugas Pokok Pemasaran Memastikan tercapainya target pemasaran dengan terjun langsung ke warga masyarakat. Membuat daftar penyaluran dana anggota yang bermasalah, baik yang kurang lancar, meragukan, maupun macet. Membuat daftar penyaluran dana bermasalah yang telah memenuhi kriteria penyaluran dana bermasalah.
b. Hubungan Kerja Pemasaran mempunyai hubungan kerja dengan Manajer sebagai berikut;
Koordinasi rencana dan pencapaian target.
Evaluasi kinerja pembiayaan.
Profil Koperasi Jasa Keuangan PEMK Lenteng Agung
Adapun profil dari KJK PEMK-LA adalah sebagai berikut: Nama Koperasi : Koperasi Jasa Keuangan Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat Kelurahan Lenteng Agung Jenis Koperasi : Jasa Keuangan Bentuk Badan Hukum : Nomor 15 Tanggal 8 Desember 2007 Metode Operasional : Simpanan dan Pembiayaan dengan Sistem Bagi Hasil Sistem : Konvensional Alamat Koperasi : Jalan Raya Lenteng Agung Timur, Blok B59 RT 010 RW 04, Kelurahan Lenteng Agung Kecamatan : Jagakarsa Daerah Tingkat II : Kota Administrasi Jakarta Selatan Telepon, Faksimile : (021) 78846130, 78892248 Aktivitas Bisnis : Koperasi Simpan Pinjam Jumlah Staf : 4 Orang
